【会計業務シリーズ②】証憑の集め方と保存｜経理の実務と電子帳簿保存法・インボイス
第1回では、会計業務の1年の流れを見ました。その流れのいちばん最初にあるのが、証憑（しょうひょう）を集めて保存するという作業です。
証憑とは、請求書・領収書・契約書・納品書など、取引があったことを裏づける書類のことです。地味な作業に見えますが、ここが崩れると記帳も決算も申告も崩れます。逆にここさえ整っていれば、あとの工程は驚くほど楽になります。
この記事では、経理の現場で実際に行われている集め方・整理の仕方から、保存期間、そして避けて通れない電子帳簿保存法とインボイス制度の要点までを、板橋区大山の税理士・行政書士が整理します。
※ この記事は令和8年8月30日現在の法令・公表情報にもとづいています。
この連載（全5回）の構成
| 回 | テーマ |
|---|---|
| 第1回 | 会計業務の全体像｜取引から決算・申告までの1年の流れ |
| 第2回（この記事） | 証憑の集め方と保存｜経理の実務と電子帳簿保存法・インボイス |
| 第3回 | 日々の記帳｜仕訳と勘定科目の基本（近日公開） |
| 第4回 | 月次決算と試算表の点検｜毎月の締め方と、残高が合わないときの探し方（近日公開） |
| 第5回 | 決算と法人税申告｜決算日後2か月の流れ（近日公開） |
1. 証憑は取引の順番どおりに出てくる
証憑は、ばらばらに発生するように見えて、実は取引の進み方の順番どおりに出てきます。この並びを頭に入れておくと、「何が足りないのか」がすぐ分かるようになります。
これらの書類には、2つの役割があります。
- 記帳の根拠：いつ・誰と・いくらの取引をしたのかを確定させる
- 税金の根拠：その支出を損金にしてよいか、その消費税を控除してよいかを示す
とくに2つめが重要です。証憑がないと、実際に払っていても損金や消費税の控除が認められないことがあります。 税務調査で最初に確認されるのも、多くの場合この部分です。「払ったのは事実なのに」という主張は、残念ながら通りにくいのが実務です。
2. 集める——現場で使われている型
証憑が集まらない会社には共通点があります。入ってくる経路と、置き場所が決まっていないのです。経理の現場では、次のような型で処理しています。
受け取った請求書は「未払い」と「支払済」に分ける
届いた請求書は、まず未払いファイルに入れます。支払いが済んだら支払済ファイルへ移します。これだけで、支払い漏れと二重払いの両方が防げます。
支払いを終えた請求書に「支払済」のスタンプを押すルールにしておくと、ファイルを開かなくても処理状況が一目で分かります。100円ショップのスタンプで十分です。
なお、支払いが終わった請求書を「もう不要」と捨ててしまうのは誤りです。後述のとおり保存義務があります。
おまけ：自社が発行する請求書は、相手の手間まで考えて作る
ここまでは受け取る側の話でしたが、自社が発行する請求書にも、相手の経理を助ける書き方があります。取引先から「この会社の請求書は分かりやすい」と思われることは、地味ですが効いてきます。
請求書の日付は、発行した日ではなく「業務を提供した月の月末日」にする。
たとえば9月中に納品・役務提供を終えた分を10月3日に請求する場合、日付を10月3日にすると、受け取った側の経理担当者が10月の費用として計上してしまうことがあります。本来は9月の費用です。日付を9月30日にしておけば、この取り違えが起こりません。第3回で扱う「期ズレ」を、相手側で防いであげる書き方です。
源泉徴収される個人事業主は、「請求額」と「源泉所得税を引いた支払額」の両方を書く。
税理士・弁護士・司法書士などの士業や、原稿料・デザイン料などを受け取る個人事業主の場合、支払う側が源泉所得税を差し引いて振り込みます。
実際によく見かけるのは、振込額は書いてあるのに、請求額の合計（本体価格＋消費税）が書かれていない請求書です。振り込むだけなら振込額が分かれば足りますが、会計処理では請求額の合計が必要になります。源泉所得税は預り金として別に記録するため、仕訳が「報酬と消費税」「預り金」「振込額」に分かれるからです。合計が書かれていないと、記帳のたびに電卓で請求額を計算し直すことになります。
次の5つを並べて書いておけば、相手は振込も記帳もそのまま進められます。
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 報酬（本体価格） | 100,000円 |
| 消費税（10%） | 10,000円 |
| 請求額の合計 | 110,000円 |
| 源泉所得税（10.21%） | △10,210円 |
| お振込額 | 99,790円 |
請求額の合計と振込額の両方があることが大切です。片方だけだと、必ずどちらかの担当者が計算する手間を負うことになります。
なお、本体価格と消費税額を明確に区分して記載しておけば、消費税額を除いた本体価格だけを源泉徴収の対象として差し支えありません（国税庁 No.6929）。区分せずに税込金額だけを書くと、税込金額が源泉徴収の対象になります。書き方ひとつで手取りが変わるので、区分して書くことをおすすめします。
領収書は貼って綴じる
経費の領収書は、サイズも形もばらばらです。ノートやスクラップブックに日付順で貼り付けてしまうのが、結局いちばん散らかりません。月ごとに区切っておけば、あとから探すのも楽になります。
ただし、紙をスキャンして保存する「スキャナ保存」を勧める税理士もいます。 この場合、先に貼り付けてしまうとスキャナーに通せなくなるため、貼るのが先か、スキャンが先かという順番の問題が出てきます。どちらの方法をとるかは、顧問税理士と相談したうえで決めてください。
当事務所では、ご契約後にスキャナーを貸与し、スキャナ保存のやり方をご指導しています。この場合はスキャンを済ませてから、紙をノートやスクラップブックに貼るという順番になります。
なお、スキャナ保存の要件を満たして保存できていれば、証憑は法令上すでに保存されている状態です。そのため、会計処理が済んだ後は紙を処分しても差し支えありません。ただし、これは要件を満たしていることが前提です。自己流でスキャンして紙を捨ててしまうと、証憑がない状態になりかねないため、進め方は必ずご確認ください。
領収書が出ない支出は「出金伝票」を書く
電車代、自動販売機、香典や慶弔費など、領収書が出ない支出は必ずあります。 これを「証拠がないから」と放置すると、経費として認められなくなります。
こうした支出には、出金伝票（文房具店で買える伝票）に、日付・金額・支払先・内容を書いて残します。書いた出金伝票は、領収書と同じ綴りに貼っておきます。その場で書くのがコツで、後から思い出して書こうとすると必ず抜けます。
なお、電車代については、交通系ICカード（Suicaなど）を使うと利用履歴を会計ソフトに取り込めるため、1件ずつ出金伝票を書く必要がなくなります。件数が多い会社ほど効果が大きい方法です。業務用のカードを1枚決めて私用と分けることだけ、あわせて決めておいてください。混ざると、結局あとで仕分ける手間が発生します。
現金は毎日締める
手提げ金庫を使っている場合は、金庫の中の実際の現金と現金出納帳の残高が一致しているかを毎日確認し、合っていたらその日の欄に押印して締めます。
ここを毎日やるかどうかで、後の苦労がまったく変わります。ズレを放置すると、時間が経つほど原因が分からなくなります。 入力ミス、二重記録、日付違いなど、原因は当日ならほぼ特定できます。
データで来たものは、その日のうちに所定のフォルダへ
いちばん漏れやすいのが、メール添付のPDF請求書や通販サイトの領収書です。紙は物理的に手元に残りますが、データはメールの中に埋もれます。しかも後で述べるとおり、データで受け取ったものはデータのまま保存することが義務です。
当事務所では、毎月お伺いする巡回監査の際に、これらの入口が回っているかを一緒に確認しています。月末にまとめてやろうとすると必ず崩れるため、週1回15分の回収時間を決めてしまうのが、結局いちばん早い方法です。
AIを使えば、回収そのものを自動化できます
通販サイトやサブスクリプション契約の領収書は、毎月・同じ場所に・同じ形で発行されます。こうした定型の作業は、AI（Claudeなど）に手順を覚えさせれば、サイトから領収書をダウンロードし、決まった名前を付けて所定のフォルダへ格納するところまで任せられます。当事務所でも、毎月の証憑回収をこの方法で自動化しています。
件数が多い会社ほど効果が大きく、「毎月20〜30件の領収書を1つずつ手で落としている」という状態であれば、真っ先に見直す価値があります。
ただし、次の3点はご注意ください。
- ログイン情報の管理……自動化するということは、その仕組みがログインできる状態にするということです。誰がどう管理するかを先に決めます
- 各サービスの利用規約……自動での取得を制限しているサービスもあります
- AIは金額や日付を読み違えることがあります……「任せれば安心」ではなく、人の確認が前提です
当事務所では、こうしたAIの業務活用のご支援もあわせて行っています。ご関心があればお気軽にお尋ねください。
3. 保存期間——法人税法と会社法の両方がある
集めた証憑は、いつまで持っておけばよいのでしょうか。保存期間の定めは法人税法と会社法の両方にあり、根拠も対象も数え方も違います。 併せて確認してください。
| 根拠 | 対象 | 期間 |
|---|---|---|
| 法人税法 | 帳簿・書類（原則） | 7年 |
| 法人税法 | 青色申告で欠損金（赤字）が生じた事業年度 | 10年 |
| 会社法432条2項 | 会計帳簿およびその事業に関する重要な資料 | 10年（会計帳簿の閉鎖の時から） |
法人税法の7年は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。赤字の年だけ10年になるのは、その赤字を将来の黒字と相殺できる期間に合わせているためです。
一方、会社法は会計帳簿とその事業に関する重要な資料について、会計帳簿の閉鎖の時から10年の保存を求めています。数え始めの時点も、対象の範囲も、法人税法とは別の定めです。
どちらか一方だけを見て年数を決めることはできません。 税法の7年が過ぎていても会社法の10年が残っていることがあるため、両方の期間を満たすように保管するという考え方になります。
4. 電子帳簿保存法——3つの制度のうち、対応が必要なのは1つだけ
「電帳法」と呼ばれて身構えられがちですが、まず3つの制度を分けて理解すると、一気に見通しがよくなります。
ここで押さえていただきたいのは次の2点です。
- 紙で受け取ったものは、紙のまま保存して構いません。 スキャンして紙を捨てるのは「やりたい人がやる」任意の制度です。義務ではありません。
- 義務なのは、データで受け取った・送ったものだけです。これを「電子取引」と呼びます。
「電帳法対応のためにスキャナを買わなければ」と考えて止まってしまう会社が多いのですが、必要なのはスキャンではなく、データで来たものをデータのまま残すことです。なお、個人事業主の方も同じ扱いです。
5. 電子取引データの保存で満たすこと
では、データで受け取ったものは、ただフォルダに入れておけばよいのでしょうか。国税庁は要件を2つの柱に整理しています。
改ざん防止は「事務処理規程」で足ります
真実性の確保として挙げられている4つのうち、タイムスタンプや専用システムは必須ではありません。 「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作って運用すれば、それで要件を満たします。
規程のひな形は、国税庁が無料で公開しています。 Wordファイルなので、会社名などを書き換えればそのまま使えます。
- 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word）
- 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）（Word）
- 国税庁：参考資料（各種規程等のサンプル）（ほかの規程のひな形もこちら）
「電帳法対応にはソフトが要る」と説明されることが多いのですが、制度上は、専用のシステムを導入しない方法も認められています。 これは国税庁自身がパンフレットで明記している点です。
検索は索引簿かファイル名で足ります
検索要件も、専用システムは不要です。エクセルで「連番・日付・金額・取引先」の索引簿を作る方法や、20260907_110000_霞商店.pdf のように規則性のあるファイル名を付けて1つのフォルダに集める方法で認められます。
さらに、基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下の会社などは、税務調査の際にデータのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索要件そのものを満たす必要がありません。 多くの小規模法人はここに当てはまります。
6. 間に合っていない会社へ——猶予措置があります
「正直、まだ何もできていない」という場合でも、いきなり否認されるわけではありません。次の2つを両方満たす場合には、電子取引データを保存しておくだけでよいという猶予措置があります。
- 原則どおりに保存できなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合
- 税務調査の際に、データのダウンロードの求めと、それを印刷した書面の提示・提出の求めの両方に応じられるようにしている場合
事前の届出は不要で、「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」なども相当の理由として認められると、国税庁が明示しています。
ただし、これは「データを消さずに残している」ことが大前提です。捨ててしまったものは猶予措置でも救えません。まず最低ラインとして、受け取った請求書のデータを削除しない。ここから始めてください。
7. インボイス制度——令和8年10月から割合が変わります
証憑をめぐるもう一つの制度がインボイスです。消費税の計算で仕入れ側が税額控除を受けるには、原則として登録番号の入ったインボイス（適格請求書）の保存が必要になりました。証憑は「損金の根拠」だけでなく「消費税の控除の根拠」にもなったということです。
そして、免税事業者など、インボイスを出せない相手からの仕入れについては、経過措置で一定割合だけ控除できる扱いが続いています。この割合が令和8年10月1日から変わります。
もともとは令和8年10月から50%へ一気に下がる予定でしたが、令和8年度税制改正で適用期限が2年延長され、まず70%という段階が設けられました。 下げ幅がゆるやかになったかたちです。
あわせて控除限度額の見直しも入りました。一のインボイス発行事業者以外の者からの課税仕入れの合計額が、その年または事業年度で1億円を超える場合、超える部分にはこの経過措置を適用できません（改正前は10億円）。令和8年10月1日以後に開始する課税期間からの適用です。
証憑まわりの実務としては、次の2点を押さえてください。
- 免税事業者などから受け取った請求書・領収書も、区分記載請求書等と同様の事項が記載されたものを保存する必要があります（保存しなければ経過措置も使えません）
- 帳簿に、経過措置の適用を受ける取引である旨を記載する必要があります
8. つまずきやすい4つのポイント
① 印刷して紙で保存すればよいと思っている
令和5年12月31日までに行った電子取引については、プリントアウトして保存し、税務調査の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えないという扱いでした。令和6年からは、保存要件に従ってデータで保存することが求められます。 紙に出すこと自体は問題ありませんが、データを消してよいという意味ではありません。
② 紙で来たものまでスキャンしなければと思い込む
前述のとおり、スキャナ保存は任意の制度です。義務ではないので、紙は紙のまま保存して構いません。 まずはデータで来たものだけに集中してください。
もっとも、紙を減らしたい・保管場所を空けたいという目的があるなら、スキャナ保存は有効な選択肢です。「義務だからやる」ではなく「必要だからやる」という順番で考えてください。当事務所では、ご希望に応じてスキャナーの貸与と運用のご指導を行っています。
③ 「メール本文が証憑」のケースを見落とす
添付ファイルがなく、メールの本文に金額や取引内容が書かれている場合、そのメール自体が保存すべき電子取引データになります。添付PDFだけを保存する運用にしていると、ここが抜けます。
④ 現金のズレを放置する
金庫の現金と現金出納帳が合わないとき、「あとで調べよう」と先送りすると、日が経つほど原因が分からなくなります。 当日中に原因を突き止めるのが鉄則です。
よくある質問
Q. 社員が立て替えたときのレシートは、写真で撮って送ってもらえば紙は捨ててよいですか。
A. 紙で受け取ったレシートをデータ化して紙を処分するには、任意の制度である「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。要件を満たさないまま紙を捨てると、証憑がない状態になってしまいます。 写真を送ってもらうだけの運用では足りません。
当事務所では、ご契約後にスキャナーを貸与し、要件を満たす形での運用をご指導しています。要件を満たして保存できていれば、会計処理が済んだ後に紙を処分しても差し支えありません。
Q. クレジットカードのWeb明細は保存が必要ですか。
A. Web明細自体は「利用の一覧」であって、取引ごとの証憑ではありません。取引先が発行した領収書・請求書のデータがあれば、そちらが電子取引データとして保存の対象になります。なお、消費税の仕入税額控除の観点では、明細だけでは足りない場合があります。
Q. 同じ請求書をメールとクラウドの両方で受け取りました。両方保存が必要ですか。
A. 内容が同一であれば、いずれか一つを保存しておけば足ります。
Q. データはどこに保存すればよいですか。決まりはありますか。
A. 保存する媒体に決まりはありません。社内のパソコンでも、外付けの記憶媒体でも、事務所が管理するクラウドでも構いません。ただし消失すると復元できないため、バックアップを取っておくことが望まれます（バックアップ自体は要件ではありません）。
まとめ
- 証憑は取引の順番どおりに出てくる。見積書→注文書→納品書→請求書→領収書の並びで押さえる
- 受け取った請求書は未払いと支払済に分ける。領収書は貼って綴じ、領収書が出ない支出は出金伝票を書く
- 現金は毎日締める。ズレは当日中に原因を突き止める
- 保存期間は法人税法で原則7年（赤字の年は10年）、会社法で10年。根拠が別なので、両方を満たすように保管する
- 電子帳簿保存法の3つの制度のうち、対応が必要なのは電子取引データ保存だけ。紙は紙のままでよい
- 電子取引データは、事務処理規程＋索引簿またはファイル名で対応できる。専用ソフトは必須ではない
- 間に合っていなくても猶予措置がある。ただしデータを消さないことが大前提
- インボイスの経過措置は令和8年10月1日から70%へ。あわせて1億円の限度も入った
証憑の保存は、制度の名前ばかりが先に立って身構えてしまいがちですが、やることは「決まった場所へ、決まったルールで置く」だけです。ここを最初に決めてしまえば、あとの記帳・月次決算・申告まで一本につながります。
なお、「ソフトを使わずに電子取引データを実際にどう運用するか」——フォルダの作り方、規程の整え方、索引簿の作り方、そして手作業が限界にきたときの選び方については、電子証憑の実務に絞った連載を近日公開予定です。この記事では入口の整理までとしました。
自社のやり方でよいのか不安な方、あるいは「もう何年分もメールに埋もれている」という方は、板橋区大山の当事務所まで、お気軽に無料相談でお尋ねください。毎月お伺いする巡回監査のなかで、実際の運用に落とし込むところまでご一緒します。
次回は、集めた証憑をどう記帳するか——仕訳と勘定科目の基本を取り上げます。会計ソフトの自動連携と手入力が重なって起こる「二重仕訳」など、実際に起きやすいつまずきもあわせて扱います。