社員の立替精算を証憑保存機能で管理する｜社員を追加するときの設定手順を動画で解説
TKC「FXまいスタークラウド」の証憑保存機能を使うと、社員が立て替えた交通費や消耗品の領収書を、社員ごとにシステムへ保存し、そのまま会計へ取り込めるようになります。
この記事では、社員を1名追加するときに管理者が行う設定を、上の動画に沿って順番に解説します。動画では押したボタンや入力する欄をすべて青枠で示していますので、あわせてご覧ください。
この設定でできるようになること
- 社員が受け取った領収書を、社員自身がその場でシステムへ保存できる
- 社員は自分が保存した領収書だけを扱え、他の人の分は見えない
- 保存された領収書は、取引年月日や金額が自動で読み取られ、会計の仕訳として計上できる
設定の全体像
設定は次の5つです。動画もこの順番で進みます。
| 手順 | 内容 | 動画の位置 |
|---|---|---|
| 1 | 証憑の保存先フォルダをつくる（紙・電子の2つ） | 1:53〜 |
| 2 | フォルダのアクセス権を決める | 4:27〜 |
| 3 | 社員のユーザIDを登録する | 6:47〜 |
| 4 | 勘定科目「社員立替精算」に社員を追加する | 8:05〜 |
| 5 | データ連携設定で、会計へ受信する設定をする | 9:01〜 |
証憑保存の画面は、FXのホーム画面で「証憑管理」→「証憑保存機能の起動」を選ぶと別のタブで開きます。設定を行うときは、**開いた画面の右上にある「システム設定」**をクリックします。
手順1 保存先フォルダをつくる
「証憑保存先の登録」→「フォルダ（明細）」と進み、「登録」から追加します。社員1人につき、紙用と電子用の2つをつくります。
| フォルダ | コードの例 | カテゴリ | 書類の保存方法 |
|---|---|---|---|
| 社員003 吉本三郎（紙） | 3003 | 300 立替精算（紙） | スキャナ保存の要件を満たして保存 |
| 社員003 吉本三郎（電子） | 4003 | 400 立替精算（電子） | 電子取引データの要件を満たして保存 |
2つに分けるのは、紙で受け取った領収書とデータで受け取った領収書とで、電子帳簿保存法上の保存のルールが異なるためです。店舗のレシートや手書きの領収書は（紙）、メール添付のPDFやECサイトの購入明細は（電子）に保存します。
このほか、次の項目を設定します。
- レジペーパーに該当：レシートのような感熱紙が中心であればチェックを付けます
- 取引内容をOCR読取りする：取引年月日・取引先名・金額を自動で読み取ります
- TKCの会計ソフトで利用する：会計側から証憑を参照できるようにします
登録したフォルダは一覧のいちばん下に追加されます。「表示順」の上向き矢印で、ほかの社員の行のそばまで移動しておくと見やすくなります。
手順2 フォルダのアクセス権を決める
「証憑保存先の登録」→「フォルダのアクセス権」と進みます。ここで見落としやすいのが、フォルダを増やすと、すでにあるアクセス権すべてに新しい行が空欄のまま追加される点です。001から順に開いて設定し直す必要があります。
| アクセス権 | 内容 | 追加したフォルダへの設定 |
|---|---|---|
| 001 登録＋閲覧（全書類） | 経理担当者など | 8 閲覧、保存、差替え、削除（全書類） |
| 002 登録＋閲覧（自ら登録した書類） | 一般の利用者 | 4 閲覧、保存、差替え、削除（ログインユーザが保存した書類のみ） |
| 003 閲覧のみ（全書類） | 閲覧だけの利用者 | 9 閲覧のみ（全書類） |
そのうえで、社員本人用のアクセス権を新しく登録します。本人のフォルダ（紙・電子）にだけ「4 閲覧、保存、差替え、削除（ログインユーザが保存した書類のみ）」を設定し、ほかのフォルダは空欄のままにします。こうすることで、本人は自分が保存した領収書だけを扱える状態になります。
手順3 社員のユーザIDを登録する
「ユーザ及び端末の管理」→「ユーザ情報」から登録します。
- ユーザIDとパスワードを設定し、「パスワードを無期限にする」にチェックを付けます
- 「フォルダのアクセス権の設定」で「『フォルダのアクセス権』に基づき設定する」を選び、手順2でつくった本人用のアクセス権を指定します
- 業務範囲は「オペレータ」を選びます
- 備考に氏名を入れておくと、一覧で見分けやすくなります
メールアドレスを登録しておくと、「スマホで経費」の利用開始手順を社員へ送ることができます。
手順4 勘定科目に社員を追加する
ここからは会計側の設定です。「設定（財務会計）」→「勘定科目情報」→「勘定科目」と進み、**2121「社員立替精算」の「口座別」**を開きます。この科目は社員ごとに残高を管理するため、社員を口座として登録します。
「登録」からコードと口座名を入力し、フリガナを確認して「OK」をクリックします。
手順5 データ連携設定で会計へ受信する
「設定（共通）」→「基本情報」→「データ連携設定」と進み、画面の下のほうにある「証憑保存機能」の一覧を確認します。
フォルダをつくっただけでは、受信が「しない」のままで会計に届きません。 追加した2つの行の「修正」から、次のように設定します。
- 書類の受信：する
- 受信開始年月日：運用を始める日
- 証憑の「取引年月日」の連携先：仕訳の年月日、実際の仕入れ年月日
設定できたかの確認
FXの「証憑管理」→「仕訳データの読込」→「証憑からの仕訳計上」を開き、追加した社員の（紙）（電子）が一覧に表示されていれば設定は完了です。あとは社員が保存した領収書がここに届き、仕訳として計上できるようになります。
つまずきやすいところ
- 証憑保存の画面を開いただけでは設定メニューが出ません。 右上の「システム設定」をクリックしてから左のメニューへ進みます。
- 既存のアクセス権の設定漏れ。 フォルダを追加すると001・002・003すべてに空欄の行が増えます。ここを飛ばすと、経理担当者から新しい社員の領収書が見えない、といったことが起きます。
- データ連携設定の受信が「しない」のまま。 保存はできているのに会計に届かない場合は、まずここを確認してください。
※画面はバージョンや契約内容により異なる場合があります。動画内の会社名・氏名・データは説明用のものです。
※電子帳簿保存法の保存要件については、電子帳簿等保存制度特設サイト（国税庁）をご確認ください。設定内容についてご不明な点は、担当者までお問い合わせください。